Archivace dat v ERP podle zákona o účetnictví: lhůty 5 a 10 let, elektronická forma a co se starým systémem

Zákon o účetnictví (č. 563/1991 Sb.) v § 31 ukládá uchovávat účetní závěrku a výroční zprávu 10 let a účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy 5 let, vždy počínaje koncem účetního období, kterého se týkají. § 32 k tomu přidává, že pokud záznamy používáte i pro jiné účely (daňové řízení, sociální zabezpečení, soudní spory) nebo běží delší záruční či reklamační lhůta, uchováváte je déle. Zákon o DPH vyžaduje uchovat daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období. Pro ERP to znamená: systém – nebo jeho export – musí zůstat čitelný a průkazný po celou dobu, i když mezitím změníte dodavatele.

Článek patří k přehledu rizika ERP projektu.

Přehled lhůt

Záznam	Lhůta	Předpis
Účetní závěrka, výroční zpráva	10 let od konce účetního období	§ 31 odst. 2 písm. a) zákona o účetnictví
Účetní doklady, knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh	5 let od konce účetního období	§ 31 odst. 2 písm. b)
Záznamy dokládající způsob vedení účetnictví	5 let	§ 31 odst. 2 písm. c)
Daňové doklady k DPH	10 let od konce zdaňovacího období	zákon o DPH (§ 35)
Záznamy použité pro daňové řízení, sociální zabezpečení apod.	po dobu potřeby	§ 32 odst. 1
Záznamy k nezaplaceným pohledávkám / nesplněným závazkům	do konce období po zaplacení či splnění	§ 32 odst. 3
Mzdové listy a evidence pro důchodové pojištění	45 kalendářních let po roce, kterého se týkají (u poživatelů starobního důchodu 10 let)	§ 35a odst. 4 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb.

Lhůty pro daň z příjmů se navíc odvíjejí od lhůty pro stanovení daně podle daňového řádu, která se může prodlužovat. Prakticky proto mnoho firem drží doklady minimálně 10 let.

Elektronická archivace: co musí systém splnit

Účetní záznamy mohou mít listinnou i elektronickou podobu. Pro elektronickou archivaci v ERP je podstatné:

průkaznost – záznam musí být nezměněný a přiřaditelný k osobě, která za něj odpovídá (podpisový záznam),
čitelnost po celou dobu – formát, který přečtete i za 10 let (PDF/A, XML s popisem),
převod forem – pokud papírový doklad digitalizujete, zákon o účetnictví stanoví podmínky převodu, aby měl převedený záznam stejnou průkaznost; postup popište ve vnitřní směrnici,
ochrana proti ztrátě a zničení – zálohy, oddělená kopie,
dohledatelnost – vazba dokladu na účetní zápis.

U přijatých elektronických faktur archivujte originál, jak přišel (PDF, ISDOC), ne jen vytěžená data. Více o formátech v článku e-faktura ISDOC a ViDA.

Co se starým systémem po přechodu

Varianta	Výhoda	Nevýhoda
Ponechat starý systém v režimu „jen pro čtení“	plná historie, vazby	licenční / hostingové poplatky, zastarávání
Export do otevřených formátů (PDF/A, CSV, XML) + archiv příloh	nezávislost na dodavateli	ztráta interaktivity, nutná dokumentace
Převod historie do nového ERP	vše na jednom místě	drahé, riziko chyb
Kombinace: export + omezený archivní přístup na 1–2 roky	rozumný kompromis	dvě řešení dočasně

Pro většinu malých a středních firem je praktická kombinace: kompletní export (deník, hlavní kniha, saldokonto, doklady s přílohami, účetní závěrky) a krátkodobý archivní přístup ke starému systému.

Modelový příklad: náklady na archivní přístup

Ilustrativní firma mění ERP v roce 2026. Starý cloud nabízí archivní přístup za 2 000 Kč měsíčně. Poslední účetní období ve starém systému končí 31. 12. 2025, doklady je tedy třeba držet nejméně do konce roku 2030 (5 let) a daňové doklady do konce roku 2035 (10 let).

Archivní přístup na 10 let: 2 000 × 12 × 10 = 240 000 Kč.
Jednorázový export a kontrola: modelově 40 000 Kč + archivní přístup na 1 rok 24 000 Kč = 64 000 Kč, plus náklady na vlastní úložiště a zálohy.

Export je výrazně levnější, pokud ho uděláte kvalitně a ověříte, že z něj dokážete doklad i zápis dohledat. Částky jsou ilustrativní.

Kontrolní seznam archivace při změně ERP

Seznam všech typů záznamů a jejich lhůt.
Export deníku, hlavní knihy, saldokonta, skladových pohybů, mezd.
Export dokladů s přílohami a originály e-faktur.
Kontrola úplnosti (součty, počty dokladů za každý rok).
Popis struktury exportu a umístění.
Dvě nezávislé kopie (např. vlastní úložiště + offline záloha).
Aktualizace vnitřní směrnice (kde jsou archivní záznamy, kdo za ně odpovídá).
Skartační plán po uplynutí lhůt (s ohledem na GDPR).

Postup odchodu od dodavatele popisuje změna dodavatele a export dat, osobní údaje v archivu GDPR a ERP.

Digitalizace papírových dokladů

Mnoho firem při zavedení ERP začne přijaté doklady skenovat a papír archivovat jen dočasně. Aby měl elektronický obraz stejnou průkaznost, musí převod forem splňovat podmínky zákona o účetnictví a být popsán ve vnitřní směrnici (kdo převod provádí, jak se ověřuje shoda s originálem, jak se záznam chrání před změnou). Daňové doklady k DPH musí zachovat věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Před zničením papírových originálů se poraďte s účetní, zda váš postup tyto požadavky splňuje.

Archiv také pravidelně kontrolujte – jednou ročně ověřte, že se exportované soubory otevřou a že zálohy jsou kompletní.

Časté otázky

Stačí mít doklady jen elektronicky?

Ano, pokud elektronická forma splňuje požadavky zákona o účetnictví na průkaznost a čitelnost a převod z listinné podoby proběhl podle pravidel. Postup popište ve vnitřní směrnici.

Od kdy se lhůta počítá?

Od konce účetního období, kterého se záznam týká – u kalendářního roku 2025 tedy od 31. 12. 2025.

Mohu po 5 letech doklady skartovat?

Jen ty, u kterých neplatí delší lhůta (DPH 10 let, probíhající daňové řízení, záruky, mzdy). Před skartací ověřte s účetní, že žádná delší lhůta neběží.

Zdroje

Zákony pro lidi – zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. (§ 31–33), zákon o DPH č. 235/2004 Sb. (§ 35)
e-Sbírka – oficiální znění předpisů
Finanční správa – lhůty pro stanovení daně a daňová kontrola
Ministerstvo vnitra – archivnictví a spisová služba