Účetní a daňové zachycení výdajů na ERP: předplatné, licence, implementace, servery a odpisy

Výdaje na ERP se účetně i daňově zachycují podle toho, co kupujete. Předplatné cloudu (SaaS) je službou, a tedy zpravidla nákladem období, za které se platí. Pořízená licence k softwaru s dobou použitelnosti delší než rok je dlouhodobým nehmotným majetkem, pokud její ocenění převýší hranici, kterou si účetní jednotka stanoví; od roku 2021 se nehmotný majetek odepisuje jen účetně a účetní odpisy jsou daňovým výdajem – zvláštní daňové odpisování nehmotného majetku podle § 32a zákona o daních z příjmů bylo zrušeno. Hranice 80 000 Kč v zákoně o daních z příjmů platí pro hmotný majetek, tedy například pro server nebo síťové zařízení. Konkrétní postup vždy nastavte s účetní nebo daňovým poradcem.

Článek patří k pilíři jak vybrat ERP. Daňová problematika obecně je mimo zaměření tohoto webu; zde řešíme jen to, co ovlivňuje rozhodnutí o ERP.

Přehled podle typu výdaje

Výdaj	Účetně (orientačně)	Daňově	Poznámka
Měsíční / roční předplatné SaaS	náklad období (u předplatného na více období časové rozlišení)	daňový výdaj	předplatné na 3 roky rozložit
Trvalá licence	dlouhodobý nehmotný majetek nad hranicí stanovenou účetní jednotkou, jinak náklad	účetní odpisy jako daňový výdaj (od 2021)	odpisový plán ve vnitřní směrnici
Implementace související s pořízením licence	může být součástí ocenění nehmotného majetku	podle účetního zachycení	posoudit s účetní
Implementace u SaaS	obvykle služba (náklad); u velkých projektů posoudit	podle účetního zachycení	rozhoduje podstata plnění
Roční údržba licence	náklad	daňový výdaj
Server, hardware	hmotný majetek, pokud vstupní cena > 80 000 Kč a doba použitelnosti > 1 rok	daňové odpisy podle odpisových skupin	jinak náklad
Školení	náklad	daňový výdaj

Tabulka je zjednodušená; u složitějších projektů (úpravy na míru, vlastní vývoj, technické zhodnocení) je třeba individuální posouzení.

Co se změnilo v roce 2021

Novela zákona o daních z příjmů (zákon č. 609/2020 Sb.) s účinností od 1. 1. 2021:

zrušila daňovou kategorii nehmotného majetku a jeho daňové odpisy (§ 32a ZDP je v aktuálním znění „zrušeno“),
nehmotný majetek se od té doby odepisuje podle účetních předpisů a účetní odpisy jsou daňovým výdajem,
zvýšila hranici hmotného majetku na vstupní cenu vyšší než 80 000 Kč (§ 26 ZDP).

U nehmotného majetku pořízeného před rokem 2021 se pokračuje podle dřívějších pravidel (u softwaru rovnoměrně 36 měsíců). Pokud nové ERP nahrazuje starý systém, který se ještě odepisuje, proberte s účetní, co se stane se zůstatkovou cenou při jeho vyřazení.

Hranice pro nehmotný majetek v účetnictví

Zákon o účetnictví a prováděcí vyhláška č. 500/2002 Sb. pro podnikatele ponechávají hranici ocenění, od které se software vykazuje jako dlouhodobý nehmotný majetek, na rozhodnutí účetní jednotky. Firmy ji stanoví ve vnitřní směrnici a musí ji používat konzistentně. Prakticky to znamená:

licence pod stanovenou hranicí se účtuje rovnou do nákladů,
licence nad hranicí se aktivuje a odepisuje podle odpisového plánu (doba odpovídající předpokládané době používání),
změna hranice „kvůli jednomu nákupu“ není dobrý nápad; směrnici měňte s rozmyslem a od začátku účetního období.

Modelový příklad: licence vs. předplatné

Ilustrativní s.r.o., plátce DPH, ceny bez DPH, sazba daně z příjmů právnických osob 21 %.

Varianta A – licence 400 000 Kč, aktivovaná jako nehmotný majetek, účetní odpis rovnoměrně 48 měsíců (podle směrnice), roční údržba 80 000 Kč. Roční odpis: 400 000 / 4 = 100 000 Kč. Daňový výdaj ročně 100 000 + 80 000 = 180 000 Kč, daňový efekt 180 000 × 0,21 = 37 800 Kč ročně.

Varianta B – předplatné 180 000 Kč ročně, náklad období. Daňový výdaj 180 000 Kč, efekt 37 800 Kč ročně.

V tomto modelu je daňový dopad za první čtyři roky stejný; liší se cash-flow (u licence platíte 400 000 Kč hned) a situace po pátém roce (licence odepsaná, předplatné pokračuje). Daň tedy obvykle není hlavním důvodem pro volbu modelu – rozhoduje TCO, viz výpočet TCO na 5 let.

DPH u cloudových služeb ze zahraničí

Pokud vám cloudovou službu fakturuje dodavatel z jiného členského státu EU nebo ze třetí země, jde obvykle o službu s místem plnění v tuzemsku, kde daň přiznává příjemce (plátce DPH, případně identifikovaná osoba). Faktura je pak bez české DPH a vy ji sami přiznáte a u plného nároku současně uplatníte odpočet. Plnění se promítne i do kontrolního hlášení. Neplátce se může stát identifikovanou osobou právě kvůli přijaté službě ze zahraničí – ověřte s účetní, zda se vás to týká.

Dotace a účetní zachycení

Pokud na ERP získáte dotaci, ovlivní to ocenění majetku nebo výnosy podle typu dotace. Pravidla dotačních výzev OP TAK zmiňuje článek návratnost a dotace. Rozhodování mezi provozem v cloudu a na vlastním serveru najdete v článku cloud vs. on-premise.

Vnitřní směrnice: co do ní zapsat

Pro ERP se vyplatí ve směrnici upravit hranici pro dlouhodobý nehmotný majetek, dobu odpisování softwaru, zachycení implementace a úprav na míru a postup u předplatného placeného na více období. Jednotná pravidla usnadní daňovou kontrolu i audit.

Časté otázky

Je implementace ERP vždy součástí ceny licence?

Ne vždy. Záleží na tom, zda jde o náklady bezprostředně související s pořízením a uvedením majetku do užívání. U SaaS je implementace zpravidla službou. Posouzení nechte na účetní.

Mohu předplatné na 3 roky zaplacené předem dát celé do nákladů?

Účetně se náklad časově rozlišuje do období, ke kterým se vztahuje. Zaplacení předem samo o sobě neznamená náklad běžného roku.

Platí hranice 80 000 Kč i pro software?

Ne. Hranice 80 000 Kč v § 26 zákona o daních z příjmů se týká hmotného majetku. U softwaru rozhoduje účetní zachycení podle hranice stanovené účetní jednotkou.

Zdroje

Zákony pro lidi – zákon o daních z příjmů č. 586/1992 Sb. (§ 24, § 26, zrušený § 32a), zákon o účetnictví, vyhláška č. 500/2002 Sb.
Finanční správa – DPH u služeb ze zahraničí, identifikovaná osoba
e-Sbírka – zákon č. 609/2020 Sb.