Výpočet TCO ERP na 5 let: všechny položky, vzorec a modelový příklad krok za krokem
Jak spočítat celkové náklady vlastnictví ERP na 3–5 let – předplatné, licence, údržba, implementace, migrace, školení, interní čas, zdražení a kurz. Tabulka a příklad.
Celkové náklady vlastnictví (TCO, total cost of ownership) ERP spočítáte jako součet všech jednorázových a opakovaných nákladů za zvolené období, obvykle 5 let: licence nebo předplatné včetně zdražení, údržba a podpora, hosting nebo server, implementace, migrace dat, školení, úpravy a integrace, interní čas vašich lidí a rezerva na nečekané práce. Teprve TCO umožní poctivě porovnat cloud s vlastní licencí nebo levnou nabídku s drahou. V příkladu níže vychází TCO malé firmy s 12 uživateli na necelé 2 miliony Kč za pět let – čísla jsou ilustrativní, postup je skutečný.
Článek patří k pilíři jak vybrat ERP.
Položky TCO
| Skupina | Položka | Jednorázově / opakovaně | Kde ji najdete |
|---|---|---|---|
| Software | předplatné, licence, údržba licence | obojí | nabídka dodavatele |
| Provoz | hosting, server, zálohy, správa IT | opakovaně | nabídka, interní IT |
| Zavedení | analýza, nastavení, implementace | jednorázově | nabídka (člověkodny) |
| Data | migrace, čištění, kontrola | jednorázově | nabídka + interní čas |
| Lidé | školení, interní čas klíčových uživatelů | obojí | interní odhad |
| Rozšíření | úpravy, integrace (e-shop, banka, EDI) | obojí | nabídka |
| Rizika | zdražení při obnově, kurz, rezerva na víceprace | opakovaně | vlastní odhad |
Vzorec
TCO = Σ (opakované náklady v roce t) za t = 1…N + jednorázové náklady + interní náklady + rezerva
Opakované náklady se zdražením g od druhého roku: C × (1 + g)^(t−1). Rezervu na víceprace volte jako procento z implementace (často se doporučuje 10–20 %, jde o zkušenostní pravidlo, ne normu).
Modelový příklad krok za krokem
Ilustrativní velkoobchod, 12 uživatelů (8 plných, 4 omezení), cloudové ERP, ceny bez DPH.
1. Předplatné. Plný uživatel 1 500 Kč měsíčně, omezený 400 Kč: (8 × 1 500 + 4 × 400) × 12 = (12 000 + 1 600) × 12 = 163 200 Kč v 1. roce. Zdražení 5 % ročně od 2. roku:
| Rok | Výpočet | Předplatné |
|---|---|---|
| 1 | 163 200 | 163 200 Kč |
| 2 | 163 200 × 1,05 | 171 360 Kč |
| 3 | 171 360 × 1,05 | 179 928 Kč |
| 4 | 179 928 × 1,05 | 188 924 Kč |
| 5 | 188 924 × 1,05 | 198 371 Kč |
| Celkem | 901 783 Kč |
2. Podpora nad rámec předplatného (hodinová konzultace, modelově 20 hodin ročně × 1 400 Kč): 28 000 × 5 = 140 000 Kč.
3. Implementace: 25 člověkodnů × 12 000 Kč = 300 000 Kč.
4. Migrace dat: 60 000 Kč dodavatel + interní čištění dat.
5. Školení: 4 dny × 10 000 Kč = 40 000 Kč.
6. Integrace e-shopu: 50 000 Kč jednorázově + 12 000 Kč ročně za konektor = 50 000 + 60 000 = 110 000 Kč.
7. Interní čas: klíčoví uživatelé 4 osoby × 15 dní × 8 h × 350 Kč = 168 000 Kč.
8. Rezerva na víceprace: 15 % z implementace = 45 000 Kč.
Součet: 901 783 + 140 000 + 300 000 + 60 000 + 40 000 + 110 000 + 168 000 + 45 000 = 1 764 783 Kč.
Na uživatele a rok: 1 764 783 / 12 / 5 ≈ 29 400 Kč. Předplatné tvoří jen asi polovinu TCO.
Citlivost výsledku
| Změna předpokladu | Dopad na TCO |
|---|---|
| Zdražení 10 % místo 5 % | předplatné ≈ 996 000 Kč, TCO +94 000 Kč |
| Implementace o 40 % delší | +120 000 Kč + rezerva |
| Interní čas dvojnásobný | +168 000 Kč |
| Cena v EUR, kurz o 1 Kč horší (při 25 Kč/EUR) | předplatné +4 % ≈ +36 000 Kč |
Citlivostní tabulka ukáže, které předpoklady stojí za vyjednávání: zde strop zdražení a pevná cena implementace.
Ověření prvního řádku: 163 200 × (1 + 1,1 + 1,21 + 1,331 + 1,4641) = 163 200 × 6,1051 ≈ 996 352 Kč, tedy o 94 569 Kč víc.
Srovnání dvou nabídek přes TCO
Při srovnání převeďte obě nabídky na stejný počet uživatelů, stejný rozsah a stejné období. Typická chyba je porovnat cloud bez implementace s on-premise včetně implementace. Pro hrubé rozpětí použijte kalkulačku TCO, detailní srovnání popisuje poptávka a srovnání nabídek. Rezervu na zdražení a kurz spočítá kalkulačka rezervy.
Diskontování: kdy má smysl
U delších horizontů nebo velkých částek můžete budoucí platby diskontovat (přepočítat na dnešní hodnotu) sazbou, kterou firma používá pro investice. U malé firmy a 5 let obvykle stačí nediskontovaný součet; při srovnání trvalé licence (velká platba hned) s předplatným (platby rozložené) ale diskontování zvýhodní předplatné. Postup s účetní nebo finančním poradcem.
Položky navíc u on-premise
Pokud porovnáváte cloud s vlastní instalací, doplňte do TCO on-premise položky, které u cloudu platí dodavatel: server (nebo podíl na virtualizační platformě) a jeho výměna po skončení životnosti, licence databáze a operačního systému, zálohovací řešení a úložiště, elektřina a chlazení, správa IT (aktualizace, monitoring, obnova) a náklady na výpadek, pokud nemáte záložní hardware. U hostované licence se část těchto položek přesouvá do ceny hostingu. Bez nich vychází vlastní instalace uměle levně.
Časté otázky
Patří do TCO i DPH?
Pro plátce DPH počítejte bez DPH, protože si ji odečte. Neplátce by měl počítat s DPH, protože je pro něj nákladem.
Mám do TCO zahrnout náklady na starý systém?
Do TCO nového systému ne, ale pro rozhodnutí ano: porovnáváte „zůstat“ s „změnit“. Náklady na starý systém (údržba, ruční práce, chyby) jsou základem pro výpočet návratnosti.
Proč 5 let?
Pět let zhruba odpovídá době, po které firmy často znovu posuzují systém, a zahrnuje několik obnov smlouvy. U on-premise je to i běžná životnost serveru. Pro malé firmy může stačit 3 roky.
Zdroje
- Česká národní banka – kurzy pro přepočet cen v eurech
- Český statistický úřad – míra inflace pro odhad zdražení
- Finanční správa – DPH a odpočet daně
