Cenové modely ERP: za uživatele, za modul, souběžné licence a trvalá licence s údržbou

Dodavatelé ERP účtují nejčastěji jedním ze čtyř způsobů: předplatné za pojmenovaného uživatele, předplatné za modul nebo balíček (často s limitem dokladů či firem), souběžné licence podle počtu současně přihlášených lidí a trvalá licence s roční údržbou. Žádný model není sám o sobě levnější – rozhoduje, jak bude systém ve vaší firmě používán. Abyste nabídky porovnali, převeďte každou na roční náklad za stejný počet lidí a stejný rozsah a pak na součet za 5 let. Všechny částky níže jsou ilustrativní.

Článek navazuje na přehled kolik stojí ERP v roce 2026.

Čtyři základní modely

Model	Co platíte	Výhoda	Riziko
Pojmenovaný uživatel (named user)	měsíčně či ročně za každou osobu s přístupem	jednoduchá kontrola, snadné přidání lidí	platíte i za lidi, kteří systém používají jen občas
Modul / balíček	za funkční celek, často s limitem dokladů nebo firem	levný start pro malou firmu	skok ceny po překročení limitu
Souběžná licence (concurrent)	za počet lidí přihlášených současně	výhodná pro směny a sdílené počítače	spory o to, jak se souběh měří
Trvalá licence + údržba	jednorázově licence, ročně údržba a aktualizace	vlastníte právo užívat verzi, nižší roční platby	vysoký vstupní náklad, bez údržby přicházíte o legislativní aktualizace

V praxi se modely kombinují: základní balíček s určitým počtem uživatelů, k tomu příplatky za další uživatele, za mzdy nebo za výrobu.

Typy uživatelů: kde se dá nejvíc ušetřit

Mnoho systémů rozlišuje plné uživatele (účtování, nákup, prodej, sklad) a omezené uživatele (schvalování faktur, docházka, náhledy, mobilní příjem zboží). Omezený uživatel bývá výrazně levnější. Než podepíšete, sepište si každou osobu a její skutečné činnosti:

Osoba	Činnost	Potřebný typ
Účetní	účtování, DPH, uzávěrka	plný
Obchodník	nabídky, objednávky, CRM	plný nebo obchodní
Skladník	příjem a výdej, inventura	skladový / mobilní
Jednatel	přehledy, schvalování	omezený
Mistr ve výrobě	výkaz práce, dokončení operací	omezený / terminál

Zeptejte se, zda lze typ uživatele během roku změnit a zda se licence dají snížit při obnově. Některé smlouvy umožňují počet uživatelů jen navyšovat.

Limity, které mění cenu

Počet dokladů nebo transakcí – typické u balíčků pro malé firmy. Ověřte, co se počítá (faktury, položky, bankovní pohyby).
Počet účetních jednotek – skupina dvou s.r.o. může znamenat dvojnásobek předplatného.
Úložiště a přílohy – naskenované doklady zabírají místo, příplatek za další kapacitu bývá běžný.
API volání a integrace – napojení e-shopu, banky nebo EDI může být placený doplněk.
Sandbox (testovací prostředí) – užitečné pro změny a školení, ne vždy v ceně.

Převod na srovnatelné číslo: modelový příklad

Firma s 10 lidmi: 4 plní uživatelé, 3 skladníci, 3 omezení (schvalování). Dvě ilustrativní nabídky:

Nabídka A – pojmenovaní uživatelé: plný 1 600 Kč/měsíc, skladník 700 Kč, omezený 300 Kč. Ročně: (4 × 1 600 + 3 × 700 + 3 × 300) × 12 = (6 400 + 2 100 + 900) × 12 = 112 800 Kč.

Nabídka B – trvalá licence + údržba 20 % ročně: licence 380 000 Kč jednorázově, údržba 76 000 Kč ročně, server a správa modelově 30 000 Kč ročně. Za 5 let: 380 000 + 5 × (76 000 + 30 000) = 380 000 + 530 000 = 910 000 Kč.

Nabídka A za 5 let bez zdražení: 5 × 112 800 = 564 000 Kč; při zdražení o 6 % ročně od 2. roku: 112 800 + 119 568 + 126 742 + 134 347 + 142 407 = 635 864 Kč.

V tomto modelovém případě vychází cloud levněji. Kdyby ale firma potřebovala rozsáhlé úpravy na míru, které cloud neumožňuje, nebo měla 40 uživatelů, výsledek se může otočit. Celý postup je v článku výpočet TCO na 5 let a kalkulačka odhad TCO.

Údržba licence: procento, které roste s vámi

U trvalých licencí se roční údržba běžně počítá jako procento z ceníkové ceny licence. Znamená to, že každé rozšíření o uživatele nebo modul zvyšuje i údržbu. Pozor na tyto body:

Bez platné údržby obvykle nedostanete legislativní aktualizace (nové formuláře DPH, změny mezd, JMHZ). V Česku se legislativa mění často, takže „licence bez údržby“ je v praxi jen krátkodobá možnost.
Obnovení přerušené údržby může být zpoplatněno doplatkem za vynechané roky.
Ověřte, zda se procento počítá z aktuálního ceníku, nebo z ceny, za kterou jste licenci koupili.

Na co se ptát u každého modelu

Jaká je minimální délka závazku a minimální počet uživatelů?
Lze uživatele během smlouvy ubírat, nebo jen přidávat?
Co přesně je zahrnuto v podpoře a co se účtuje hodinově?
Jak se cena mění při obnově a jak dlouho předem to oznámíte?
Jsou ceny v korunách, nebo v eurech? Viz ceny v EUR, kurz a zdražení.

O tom, které moduly vůbec potřebujete, píšeme v článku rozsah ERP a moduly.

Časté otázky

Co je výhodnější pro firmu se směnným provozem?

Často souběžné licence nebo levnější skladové a terminálové přístupy, protože tři směny mohou sdílet jeden počítač. Nechte si ale písemně popsat, jak dodavatel souběh měří a co se stane při překročení.

Mohu kombinovat cloud a vlastní licenci?

U některých systémů ano – například hostovaná licence u partnera. Platíte pak licenci a hosting zvlášť. Ujasněte si, kdo odpovídá za zálohy a dostupnost.

Je open-source ERP zdarma?

Software bez licenčního poplatku neznamená projekt bez nákladů. Platíte implementaci, hosting, podporu a často doplňky pro českou legislativu (DPH, kontrolní hlášení, mzdy). Porovnávejte TCO stejně jako u placených systémů.

Zdroje

Zákony pro lidi – občanský zákoník (smlouvy, licence) a zákon o účetnictví
Finanční správa – požadavky na elektronická podání, která musí systém generovat
Česká národní banka – kurzy pro přepočet cen v cizí měně